Епоха паперу минає: 10 червня 2026 року завершується офіційний перехід на електронні трудові книжки.
Усі відомості про стаж українців мають бути внесені до Держреєстру застрахованих осіб до 10 червня 2026 року. Ця дата знаменує фінал п’ятирічного перехідного періоду, який розпочався у 2021 році відповідно до Закону України № 1217-IX. Основна мета реформи — повна цифровізація обліку трудової діяльності, яка дозволить автоматично призначати пенсії без зайвої паперової тяганини та захистить дані працівників від ризиків втрати через війну.
Що зміниться після 10 червня 2026 року?
Навколо фінального дедлайну виникло чимало чуток, проте Пенсійний фонд України (ПФУ) та профільні відомства заспокоюють громадян.
- Паперові книжки не анулюються: Вони залишаються законними документами, але втрачають статус головного носія інформації. Пріоритет переходить до Електронної трудової книжки (ЕТК).
- Штрафів не буде: Законодавство не передбачає жодних санкцій для роботодавців чи працівників за пропущення дедлайну.
- Стаж не згорить: Усі періоди роботи після 1 січня 2004 року вже зафіксовані в електронних базах завдяки сплаті страхових внесків. Оцифрування критично важливе насамперед для тих, хто має стаж до 2004 року, адже ці дані є лише в папері.
- Повернення документів: Після успішного перенесення даних в електронний реєстр роботодавець зобов'язаний віддати паперову книжку працівнику під підпис на довічне зберігання.
Головні ризики зволікання
Якщо паперову трудову книжку не оцифрувати вчасно, автоматичного призначення пенсії у майбутньому не відбудеться. Громадянам доведеться збирати оригінали документів особисто під час оформлення виплат. Крім того, існує серйозний ризик фізичної втрати чи пошкодження паперового документа (наприклад, через бойові дії або евакуацію), що суттєво ускладнить підтвердження стажу.
Короткі інструкції: Як діяти роботодавцям та працівникам?
Процес оцифрування виконується через Вебпортал електронних послуг ПФУ з обов'язковим використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Для роботодавців
- Провести аудит: Перевірити, які паперові книжки працівників ще не відскановані.
- Підготувати скани: Зробити кольорові скан-копії всіх сторінок трудової книжки (з підписами та печатками) у форматі JPG або PDF.
- Завантажити на портал: Надіслати файли через «Кабінет страхувальника» у розділі «Відомості про трудові відносини робітника».
Для працівників
- Перевірити статус: Авторизуватися на Порталі ПФУ за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпису. Відкрити розділ «Електронна трудова книжка», щоб дізнатися, чи внесено дані.
- Оцифрувати самостійно: Якщо роботодавець цього не зробив (або ви наразі безробітні/ФОП), ви можете завантажити скан-копії або якісні фото сторінок власноруч через «Кабінет застрахованої особи».
Попри те, що сервісні центри ПФУ продовжуватимуть приймати скани документів і після 10 червня, навантаження на систему наразі значно зросло, а терміни обробки заявок подовжилися. Експерти радять не відкладати оцифрування на останні дні, аби гарантувати точність обліку свого стажу.
Масштаб проблеми: хто у зоні ризику?
За даними джерел у ПФУ, сотні тисяч українців досі не оцифрували свої трудові книжки. Найбільша група ризику — це громадяни, які наразі не працюють офіційно, виїхали за кордон або працюють на підприємствах, де кадровики проігнорували вимогу закону.
Головні міфи та реальні наслідки.
Навколо дати 10 червня виникло чимало панічних чуток. Ми перевірили факти та спростували основні страхи.
- Міф: Стаж повністю згорить, а паперова книжка стане недійсною.
- Реальність: Паперова трудова книжка залишається документом, що підтверджує стаж. Її ніхто не анулює.
- Міф: Після 10 червня ПФУ закриє прийом документів.
- Реальність: Оцифрувати книжку можна буде і після дедлайну, але процедура стане складнішою.
Чим загрожує зволікання: висновки розслідування?
Головна небезпека полягає у втраті часу та бюрократичних пастках:
- Автоматична пенсія скасовується. Головна мета реформи — призначення пенсії автоматично при досягненні пенсійного віку. Без е-книжки доведеться збирати довідки вручну.
- Втрата або пошкодження оригіналу. Якщо паперовий документ буде втрачено після 10 червня, відновити дані через ліквідовані підприємства чи архіви під час війни буде вкрай важко.
- Затримка перших виплат. ПФУ знадобиться значно більше часу на перевірку паперових документів, поданих із запізненням. Це затримає перші пенсійні виплати на місяці.
- Відповідальність роботодавців. Закон покладав обов'язок оцифрування на роботодавців. Керівникам підприємств, які соботували цей процес, загрожують штрафи за порушення трудового законодавства.
Як діяти просто зараз?
Оцифрувати документ можна самостійно за 10 хвилин.
- Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ.
- Авторизуйтеся за допомогою КЕП (електронного підпису) або Дія.Підпису.
- Знайдіть розділ «Відомості про трудові відносини».
- Завантажте кольорові скан-копії всіх сторінок трудової книжки у форматі PDF або JPG.
Часу до завершення перехідного періоду майже не залишилося. Перевірте статус своєї е-книжки в особистому кабінеті ПФУ вже сьогодні, щоб захистити свій зароблений стаж.
